1 B a t t l e f i e l d G r e e n C o m m u n i t y A s s o c i a t i o n , I n c .
, C o m p l a i n t P r o c e d u r e P o l i c y R e s o l u t i o n WH E R E A S , i n ac c o r d an c e w i t h V a.
C o d e A n n .
§ 555 30( E ) , B a t t l e f i e l d G r e e n C o m m u n i t y A s s o c i a t i o n , I n c .
, ( “ t h e A s s o c i at i o n ” ) i s r e q u i r e d t o h av e a w r i t t e n p r o c e s s f o r r e s o l v i n g A s s o c i at i o n c o m p l ai n t s f r o m m e m b e r s an d c i t i ze n s .
T h e A s s o c i a t i o n ’ s C o m p l ai n t P r o c e d u r e s h al l c o n f o r m t o t h e r e q u i r e m e n t s s e t f o r t h i n V a.
C o d e A n n .
§ 555 30, t h e C o m m o n In t e r e s t C o m m u n i t y O m b u d s m an R e g u l at i o n ( “ t h e R e g u l at i o n s ” ) , an d t h e A s s o c i at i o n ’ s g o v e r n i n g d o c u m e n t s , w h i c h s h al l n o t b e i n c o n f l i c t w i t h V a.
C o d e A n n .
§ 5553 0 o r t h e R e g u l at i o n s .
WH E R E A S , i t i s t h e i n t e n t o f t h e B o ar d o f D i r e c t o r s t o ad o p t a C o m p l ai n t P r o c e d u r e an d C o m p l ai n t F o r m t h at c o m p l y w i t h V a.
C o d e A n n .
§ 5553 0, t h e R e g u l at i o n s , an d t h e A s s o c i at i o n g o v e r n i n g d o c u m e n t s .
N O W T H E R E F O R E , i t i s h e r e b y R E S O L V E D t h a t t h e B o ar d o f D i r e c t o r s o f B a t t l e f i e l d G r e e n C o m m u n i t y A s s o c i a t i o n , I n c .
, h e r e b y ad o p t s t h e f o l l o w i n g p o l i c y : A .
D E F IN IT IO N S .
U n l e s s o t h e r w i s e d e f i n e d i n t h i s R e s o l u t i o n , t h e w o r d s , t e r m s o r p h r as e s u s e d i n t h i s R e s o l u t i o n s h al l h
: A .
D E F IN IT IO N S .
U n l e s s o t h e r w i s e d e f i n e d i n t h i s R e s o l u t i o n , t h e w o r d s , t e r m s o r p h r as e s u s e d i n t h i s R e s o l u t i o n s h al l h av e t h e s am e m e an i n g s as d e f i n e d i n t h e C IC B r e g u l at i o n s an d / o r i n t h e A s s o c i at i o n ’ s r e c o r d e d d o c u m e n t s .
B .
C O M P L A IN T F O R M .
A m e m b e r o f t h e A s s o c i at i o n , r e s i d e n t , o r t h i r d p ar t y al l e g i n g t h at an ac t i o n , i n a c t i o n o r d e c i s i o n o f t h e A s s o c i at i o n , t h e B o ar d o f D i r e c t o r s ( “ B o ar d ” ) , o r t h e M an ag i n g A g e n t i s i n c o n s i s t e n t w i t h s t at e l aw s o r r e g u l at i o n s g o v e r n i n g c o m m o n i n t e r e s t c o m m u n i t i e s m u s t s u b m i t a f o r m al w r i t t e n c o m p l ai n t ( “ C o m p l ai n t ” ) u s i n g t h e C o m p l ai n t F o r m at t ac h e d h e r e t o as E x h i b i t A t o t h e B o ar d o f D i r e c t o r s f o r f o r m al ac t i o n o r c o n s i d e r at i o n o f c o m p l ai n t as d e s c r i b e d i n p ar ag r ap h ‘ F ’ .
1.
C o m p l ai n t F o r m In s t r u c t i o n s an d A t t ac h m e n t s .
A c o m p l e t e d C o m p l ai n t F o r m m u s t i n c l u d e a d e s c r i p t i o n o f t h e s p e c i f i c f ac t s an d c i r c u m s t a n c e s r e l e v an t t o t h e i n d i v i d u al ’ s C o m p l ai n t , an d t h e s p e c i f i c ac t i o n , r e s u l t o r r e s o l u t i o n t h at i s b e i n g r e q u e s t e d .
T h e i n d i v i d u al s u b m i t t i n g t h e C o m p l ai n t F o r m ( t h e “ C o m p l ai n an t ” ) s h o u l d p r o v i d e o n t h e C o m p l ai n t f o r m a r e f e r e n c e t o t h e l aw
i n d i v i d u al s u b m i t t i n g t h e C o m p l ai n t F o r m ( t h e “ C o m p l ai n an t ” ) s h o u l d p r o v i d e o n t h e C o m p l ai n t f o r m a r e f e r e n c e t o t h e l aw o r r e g u l at i o n t h at h a s b e e n al l e g e d l y v i o l at e d o r i s o t h e r w i s e ap p l i c a b l e t o t h e C o m p l ai n t .
T h e C o m p l ai n an t m u s t al s o at t ac h t o t h e C o m p l ai n t F o r m a c o p y o f an y d o c u m e n t s t h at t h e C o m p l ai n an t b e l i e v e s s u p p o r t t h e v al i d i t y o f t h e C o m p l ai n t ( n o t i n c l u d i n g l aw s , r e g u l at i o n s o r t h e A s s o c i at i o n ’ s g o v e r n i n g d o c u m e n t s ) .
2 A c o p y o f t h e s e c o m p l ai n t p r o c e d u r e s ( i n c l u d i n g t h e r e q u i r e d C o m p l ai n t F o r m ) w i l l b e av ai l ab l e u p o n r e q u e s t f r o m t h e A s s o c i at i o n b y c o n t ac t i n g t h e B o ar d ’ s M an ag i n g A g e n t .
C .
Mai l i n g Mai l i n g Mai l i n g Mai l i n g t o t o t o t o B o ar d B o ar d B o ar d B o ar d o f o f o f o f D i r ec t o r s D i r ec t o r s D i r ec t o r s D i r ec t o r s .
T h e f u l l y c o m p l e t e d , s i g n e d an d d at e d C o m p l ai n t ( i n c l u d i n g t h e C o m p l ai n t F o r m an d al l at t ac h m e n t s ) s h al l b e m ai l e d t o t h e at t e n t i o n o f t h e B o ar d ’ s M an ag i n g A g e n t at t h e f o l l o w i n g ad d r e s s : B a t t l e f i e l d G r e e n C o m m u n i t y A s s o c i a t i o n , I n c .
, c / o C o m m u n i t y G r o u p , In c .
3901 We s t e r r e P ar k w ay , S u i t e 100 R i c h m o n d , V A 23233 D .
Mea n s Mea n s Mea n s Mea n s o f o f o f o f P r o v i d i n g P r o v i d i n g P r o v i d i n g
G r o u p , In c .
3901 We s t e r r e P ar k w ay , S u i t e 100 R i c h m o n d , V A 23233 D .
Mea n s Mea n s Mea n s Mea n s o f o f o f o f P r o v i d i n g P r o v i d i n g P r o v i d i n g P r o v i d i n g N o t i c e s N o t i c e s N o t i c e s N o t i c e s t o t o t o t o C o m p l ai n an t C o m p l ai n an t C o m p l ai n an t C o m p l ai n an t .
A l l w r i t t e n ac k n o w l e d g m e n t s o r o t h e r n o t i c e s r e q u i r e d b y t h e s e p r o c e d u r e s t o b e p r o v i d e d b y t h e A s s o c i a t i o n t o t h e C o m p l ai n an t s h al l b e m ai l e d b y U .S .
m ai l t o t h e C o m p l ai n an t at t h e ad d r e s s p r o v i d e d o n t h e C o m p l ai n t F o r m , o r b y e m ai l i f t h e C o m p l ai n an t h as p r e v i o u s l y p r o v i d e d t h e A s s o c i at i o n w i t h t h e C o m p l ai n an t ’ s w r i t t e n c o n s e n t t o c o m m u n i c at e w i t h h i m / h e r b y e l e c t r o n i c t r an s m i s s i o n .
T h e M an ag i n g A g e n t s h al l r e t ai n i n t h e A s s o c i at i o n ’ s r e c o r d s c o p i e s o f n o t i c e s an d ac k n o w l e d g m e n t s m ai l e d o r e m ai l e d i n ac c o r d an c e w i t h S e c t i o n H b e l o w .
E .
A c k n o w l ed g i n g A c k n o w l ed g i n g A c k n o w l ed g i n g A c k n o w l ed g i n g R ec ei p t R ec ei p t R ec ei p t R ec ei p t o f o f o f o f C o m p l ai n t C o m p l ai n t C o m p l ai n t C o m p l ai n t .
Wi t h i n s e v e n ( 7) d ay s o f r e c e i p t o f a C o m p l ai n an t ’ s C o m p l ai n t F o r m , t h e B o ar d , t h r o u g h t h e M an ag i n g A g e n t , s h al l p r o v i d e t h e C o m p l ai n an t w i t h w r i t t e n ac k n o w l e d g m e n t o f t h e A s s o c i a t i o n ’
r m , t h e B o ar d , t h r o u g h t h e M an ag i n g A g e n t , s h al l p r o v i d e t h e C o m p l ai n an t w i t h w r i t t e n ac k n o w l e d g m e n t o f t h e A s s o c i a t i o n ’ s r e c e i p t o f t h e C o m p l ai n t .
1.
In c o m p l e t e C o m p l ai n t .
If i t ap p e ar s t o t h e B o ar d o r t h e M an ag i n g A g e n t t h a t t h e s u b m i t t e d C o m p l ai n t i s m i s s i n g t h e r e q u i r e d m i n i m u m i n f o r m at i o n , t h e n t h e ac k n o w l e d g m e n t o f r e c e i p t s h al l i n c l u d e n o t i c e t o t h e C o m p l ai n an t o f t h e i d e n t i f i e d p r o b l e m ( s ) w i t h t h e C o m p l ai n t an d ad v i s e t h e C o m p l ai n an t t h at h e / s h e w i l l n e e d t o s u b m i t a r e v i s e d / c o r r e c t e d C o m p l ai n t b e f o r e i t c an b e ac c e p t e d an d f o r w ar d e d t o t h e B o ar d f o r c o n s i d e r at i o n .
2.
F o r w ar d i n g t o t h e B o ar d .
If i t ap p e ar s t o t h e B o ar d o r M an ag i n g A g e n t t h at t h e s u b m i t t e d C o m p l ai n t i n c l u d e s t h e r e q u i r e d m i n i m u m i n f o r m at i o n , t h e n o n t h e s am e d ay t h at ac k n o w l e d g m e n t o f r e c e i p t o f t h e C o m p l ai n t i s s e n t t o t h e C o m p l ai n an t , t h e M an a g i n g A g e n t s h al l p r o v i d e t h e B o ar d w i t h a c o p y o f t h e C o m p l ai n t f o r c o n s i d e r at i o n .
F .
F o r m al F o r m al F o r m al F o r m al A c t i o n A c t i o n A c t i o n A c t i o n – – – – C o n s i d er at i o n C o n s i d er at i o n C o n s i d er at i o n C o n s i d er at i o n o f o f o f o f C o m p l a i n t C o m p l a i n t C o m p l a i n t C o m p l a i n t b y b y b y b y B o ar d B o
er at i o n C o n s i d er at i o n C o n s i d er at i o n C o n s i d er at i o n o f o f o f o f C o m p l a i n t C o m p l a i n t C o m p l a i n t C o m p l a i n t b y b y b y b y B o ar d B o ar d B o ar d B o ar d .
A l l c o m p l e t e d , s i g n e d an d d at e d C o m p l ai n t s f o r w ar d e d t o t h e B o ar d s h al l b e c o n s i d e r e d b y t h e B o ar d at t h e i r n e x t s c h e d u l e d r e g u l ar o r s p e c i al B o ar d m e e t i n g , u n l e s s o t h e r w i s e n o t i f i e d , an d t h e B o ar d s h al l d e c i d e w h at ac t i o n , i f an y , t o t ak e i n r e s p o n s e t o t h e C o m p l ai n t .
1.
N o t i c e t o t h e C o m p l ai n an t .
T h e M an ag i n g A g e n t s h al l p r o v i d e t h e C o m p l ai n an t w i t h n o t i c e o f t h e d at e , t i m e an d l o c at i o n o f t h e B o ar d m e e t i n g at w h i c h t h e m at t e r w i l l b e c o n s i d e r e d b y t h e B o ar d .
T h i s n o t i c e m ay b e c o m b i n e d w i t h t h e ac k n o w l e d g m e n t o f r e c e i p t r e f e r e n c e d i n S e c t i o n D ab o v e .
3 2.
B o ar d ’ s D e c i s i o n o n C o m p l ai n t .
T h e B o ar d s h al l m ak e a f i n al d e t e r m i n at i o n o n t h e C o m p l ai n t b y an ap p r o p r i at e v o t e o f t h e m e m b e r s o f t h e B o ar d at t h e m e e t i n g p u r s u an t t o t h e A s s o c i at i o n ’ s g o v e r n i n g d o c u m e n t s .
T h e B o ar d ’ s ac t i o n at t h e m e e t i n g s h al l f al l i n t o o n e o f t h e f o l l o w i n g t w o c at e g o r i e s : ( a) A d e c i s i o n t h a t t h e r e i s i n s u f f i c i e n t i n f o r m a t i o n o n w h i c h t o m ak e a f i n al d e t e r m i n at i o n o n t h e C o m p l ai n t o r t h at a ddi t i
( a) A d e c i s i o n t h a t t h e r e i s i n s u f f i c i e n t i n f o r m a t i o n o n w h i c h t o m ak e a f i n al d e t e r m i n at i o n o n t h e C o m p l ai n t o r t h at a ddi t i o n a l t i m e i s o t h e r w i s e r e q u i r e d t o m ak e a f i n al d e t e r m i n at i o n , i n w h i c h c as e t h e B o ar d s h al l p o s t p o n e m ak i n g a f i n al d e t e r m i n at i o n o n t h e C o m p l ai n t u n t i l a l at e r s c h e d u l e d m e e t i n g , o f w h i c h t h e C o m p l ai n an t s h al l b e n o t i f i e d .
T h e B o ar d , i f n e e d e d , s h al l m ak e a w r i t t e n r e q u e s t f o r ad d i t i o n a l i n f o r m at i o n f r o m t h e ap p l i c ab l e p ar t y ( s ) s p e c i f y i n g a d e ad l i n e b y w h i c h t i m e t h e ad d i t i o n al i n f o r m at i o n m u s t b e r e c e i v e d b y t h e B o ar d ; o r ( b ) A f i n a l de t e r m i n a t i o n o n t h e C o m p l ai n t , i n d i c at i n g w h e t h e r t h e C o m p l ai n an t ’ s r e q u e s t e d ac t i o n o r r e s o l u t i o n i s , o r i s n o t , b e i n g g r an t e d , ap p r o v e d o r i m p l e m e n t e d b y t h e B o ar d .
A f i n al d e t e r m i n at i o n m ay i n c l u d e , f o r e x am p l e , a d e c i s i o n t h a t n o ac t i o n w i l l b e t ak e n o n t h e C o m p l ai n t d u e t o t h e C o m p l ai n an t f ai l i n g t o t i m e l y p r o v i d e ad d i t i o n al r e q u e s t e d i n f o r m at i o n .
N o ap p e al p r o c e s s i s av ai l ab l e ; t h e B o ar d ’ s r e n d e r e d d e c i s i o n i s f i n al .
G .
N o t i c e N o t i c e N o t i c e N o t i c e o f o f o f o f F i n al F i n al F i n al F i n al D et er m i n at i o n D et er m i n at i o n D et er m i n at i o n D et er m i n
s f i n al .
G .
N o t i c e N o t i c e N o t i c e N o t i c e o f o f o f o f F i n al F i n al F i n al F i n al D et er m i n at i o n D et er m i n at i o n D et er m i n at i o n D et er m i n at i o n .
A f t e r t h e f i n a l d e t e r m i n at i o n i s m ad e , t h e C o m p l ai n an t w i l l b e p r o v i d e d w i t h w r i t t e n n o t i c e o f t h e B o ar d ’ s f i n al d e t e r m i n at i o n f r o m t h e M an ag i n g A g e n t .
T h e n o t i c e o f f i n al d e t e r m i n at i o n s h al l b e d at e d as o f t h e d at e o f i s s u an c e an d i n c l u d e : 1.
S p e c i f i c c i t at i o n s t o ap p l i c a b l e p r o v i s i o n s o f t h e A s s o c i a t i o n ’ s g o v e r n i n g d o c u m e n t s , l aw s o r r e g u l at i o n s t h at l e d t o t h e f i n a l d e t e r m i n at i o n ; an d 2.
T h e A s s o c i at i o n ’ s r e g i s t r at i o n n u m b e r as as s i g n e d b y t h e C IC B , an d i f ap p l i c a b l e , t h e n am e an d C IC B i s s u e d l i c e n s e n u m b e r f o r t h e M an ag i n g A g e n t ; an d 3.
N o t i c e o f t h e C o m p l ai n an t ’ s r i g h t t o f i l e a “ N o t i c e o f F i n a l A d v e r s e D e c i s i o n ” w i t h t h e C IC B v i a t h e C IC O m b u d s m an ( p r o v i d i n g t h e ap p l i c ab l e c o n t ac t i n f o r m at i o n ) .
H .
R ec o r d s R ec o r d s R ec o r d s R ec o r d s .
T h e M an ag i n g A g e n t s h al l r e t ai n , as p ar t o f t h e A s s o c i at i o n ’ s r e c o r d s , i n t h e i n d i v i d u al h o m e o w n e r ’ s f i l e , a r e c o r d o f e ac h C o m p l ai n t ( i n c l u d i n g t h e C o m p l ai n t F o r m an d at t ac h m e n t s , r e l at e d ac k n o w l e d g m e n t s an d n o t i c e s , an d an y ac t i o n t
c o r d o f e ac h C o m p l ai n t ( i n c l u d i n g t h e C o m p l ai n t F o r m an d at t ac h m e n t s , r e l at e d ac k n o w l e d g m e n t s an d n o t i c e s , an d an y ac t i o n t ak e n b y t h e A s s o c i at i o n ’ s B o ar d i n r e s p o n s e t o s u c h C o m p l ai n t ) f o r a p e r i o d o f at l e as t o n e ( 1) y e ar f r o m t h e d at e o f t h e B o ar d ’ s f i n al d e t e r m i n at i o n o n t h e C o m p l ai n t .
O n t h e f o l l o w i n g p ag e i s E x h i b i t A , t h e C o m p l ai n t F o r m , w h i c h i s h e r e b y m ad e p ar t o f t h i s R e s o l u t i o n .
T h e C o m p l ai n t f o r m c o n t ai n s i n s t r u c t i o n s o n h o w i t i s t o b e f i l e d .
4 B a t t l e f i e l d G r e e n C o m m u n i t y A s s o c i a t i o n , I n c .
, c / o A s s o c i a C o m m u n i t y G r o u p 3901 We s t e r r e P ar k w ay , S u i t e 100 R i c h m o n d , V A 2323 3 ( 804) 2701800 A s s o c i at i o n A s s o c i at i o n A s s o c i at i o n A s s o c i at i o n C o m p l ai n t C o m p l ai n t C o m p l ai n t C o m p l ai n t F o r m F o r m F o r m F o r m A p p r o v e d b y t h e B o ar d o f D i r e c t o r s : 192014_ ( d at e ) E f f e c t i v e D at e : 1 920 P u r s u an t t o C h ap t e r 29 o f T i t l e 55 o f t h e C o d e o f V i r g i n i a, t h e B o ar d o f D i r e c t o r s ( B o ar d ) o f t h e B a t t l e f i e l d G r e e n C o m m u n i t y A s s o c i at i o n , In c .
( A s s o c i at i o n ) h as e s t ab l i s h e d t h i s c o m p l ai n t f o r m f o r u s e b y p e r s o n s w h o w i s h t o f i l e w r i t t e n c o m p l ai n t s w i t h t h e A s s o c i at i o n r e g ar d i n g , t h e ac t i o n , i n a c t i o n o
m p l ai n t f o r m f o r u s e b y p e r s o n s w h o w i s h t o f i l e w r i t t e n c o m p l ai n t s w i t h t h e A s s o c i at i o n r e g ar d i n g , t h e ac t i o n , i n a c t i o n o r d e c i s i o n b y t h e G o v e r n i n g B o ar d , M an ag i n g A g e n t o r A s s o c i a t i o n al l e g e d l y i n c o n s i s t e n t w i t h ap p l i c ab l e l aw s an d r e g u l at i o n s .
L e g i b l y d e s c r i b e t h e c o m p l ai n t i n t h e ar e a p r o v i d e d b e l o w , as w e l l as t h e r e q u e s t e d ac t i o n o r p r e f e r r e d r e s o l u t i o n o f t h e i s s u e s d e s c r i b e d i n t h e c o m p l ai n t .
P l e as e i n c l u d e r e f e r e n c e s t o t h e s p e c i f i c f ac t s an d c i r c u m s t an c e s at i s s u e an d t h e p r o v i s i o n s o f V i r g i n i a l aw s an d r e g u l at i o n s t h at s u p p o r t t h e c o m p l ai n t .
If t h e r e i s i n s u f f i c i e n t s p ac e , p l e as e at t ac h a s e p ar at e s h e e t o f p ap e r t o t h i s c o m p l a i n t f o r m .
A l s o , at t ac h an y s u p p o r t i n g d o c u m e n t s , c o r r e s p o n d e n c e an d o t h e r m at e r i al s r e l at e d t o t h e c o m p l ai n t .
5 S i g n , d at e , an d p r i n t y o u r n a m e an d ad d r e s s b e l o w an d s u b m i t t h i s c o m p l e t e d f o r m t o t h e A s s o c i at i o n at t h e ad d r e s s l i s t e d ab o v e .
P r i n t e d N am e S i g n a t u r e D at e M ai l i n g A d d r e s s L o t / U n i t A d d r e s s E m ai l A d d r e s s P h o n e N u m b e r If , af t e r t h e B o ar d ’ s c o n s i d e r at i o n an d r e v i e w o f t h e c o m p l ai n t , t h e B o ar d i s s u e s a f i n al d e c i s i o n ad v e r s e t o t
s P h o n e N u m b e r If , af t e r t h e B o ar d ’ s c o n s i d e r at i o n an d r e v i e w o f t h e c o m p l ai n t , t h e B o ar d i s s u e s a f i n al d e c i s i o n ad v e r s e t o t h e c o m p l ai n t , y o u h av e t h e r i g h t t o f i l e a n o t i c e o f f i n al ad v e r s e d e c i s i o n w i t h t h e C o m m o n In t e r e s t C o m m u n i t y B o ar d ( C IC B ) i n ac c o r d an c e w i t h t h e r e g u l at i o n s p r o m u l g at e d b y t h e C IC B .
T h e n o t i c e s h al l b e f i l e d w i t h i n 30 d ay s o f t h e d at e o f t h e f i n al ad v e r s e d e c i s i o n , s h al l b e i n w r i t i n g o n f o r m s p r o v i d e d b y t h e O f f i c e o f t h e C o m m o n In t e r e s t C o m m u n i t y O m b u d s m an ( O m b u d s m an ) , s h al l i n c l u d e c o p i e s o f an y s u p p o r t i n g d o c u m e n t s , c o r r e s p o n d e n c e an d o t h e r m at e r i al s r e l at e d t o t h e d e c i s i o n , an d s h al l b e ac c o m p an i e d b y a $25 f i l i n g f e e .
T h e O m b u d s m an m ay b e c o n t ac t e d at : O f f i c e o f t h e C o m m o n In t e r e s t C o m m u n i t y O m b u d s m an D e p ar t m e n t o f P r o f e s s i o n al an d O c c u p at i o n al R e g u l at i o n 9960 M ay l an d D r i v e , S u i t e 400 R i c h m o n d , V A 23233 8043 672 941 C IC O m b u d s m an @ d p o r .v i r g i n i a.g o v